Comunicação

A comunicação é um fator decisivo para o sucesso de uma empresa e para a manutenção da sua boa imagem interna, no mercado e na sociedade. O erro mais comum é tentar atender a todos os públicos por meio das mesmas ferramentas de comunicação, reunindo mensagens para públicos que possuem um variado conjunto de expectativas. 

Para definir a ferramenta e criar o material adequado é preciso ter muito claro a quem se quer atingir (público-alvo), onde essas pessoas estão, por que se quer falar com elas e o que queremos que elas entendam ou façam. Assim, fica mais fácil definir o como, ou seja, qual ferramenta é a mais adequada.

Tanto a comunicação interna – entre funcionários, sócios, terceirizados - quanto a comunicação externa – entre a empresa e seus clientes, fornecedores, parceiros, concorrentes e a comunidade – precisam ser planejadas e implementadas com atenção e profissionalismo.

Um plano eficiente de comunicação interna cria identificação entre os colaboradores e a empresa, facilita a realização de funções interdependentes e estimula a existência de um ambiente de trabalho cordial e coeso. Muitos conflitos nas empresas são causados por ignorância e distorção dos fatos e poderiam ser facilmente evitados ou resolvidos com ações estratégicas e freqüentes de comunicação interna.

Já a comunicação externa pode ser muito mais ampla do que simples ações de promoção comercial, pois fortalece a imagem institucional e comercial, direciona e otimiza ações para públicos específicos e pode ainda gerar mídia gratuita positiva para a empresa.

A realidade em Pequenas e Micro Empresas

Nem sempre é possível a existência de um setor específico de comunicação ou a contratação de um profissional fixo para esta função. Neste caso, pode ser muito interessante a contratação de uma assessoria de comunicação, que orientará o empresário sobre as necessidades de comunicação e trará soluções adequadas para sua realidade, atendendo satisfatoriamente aos seus diversos públicos.

Um plano de comunicação pode ser desenvolvido por profissionais como jornalistas, publicitários, relações públicas e até mesmo da área de marketing. Porém, os profissionais de relações públicas são os que estão mais bem preparados para prestar assessoria de comunicação em empresas, pois são capazes de identificar os diversos públicos e criar ferramentas de comunicação adequadas para cada público específico, otimizando as ações e os custos.

Há também a possibilidade de os próprios gestores desenvolverem um plano de comunicação para o seu negócio. Atualmente - com a facilidade de acesso a programas de design, a mídias alternativas e, principalmente, a internet - é possível criar ações de comunicação eficazes e econômicas. O essencial é que seu plano de comunicação seja capaz de fazer com que:

• A mensagem chegue ao seu público-alvo.
• A mensagem seja entendida pelo público.
• A mensagem estimule seu público a tomar a ação esperada de acordo com seu objetivo (comprar, reservar, retornar, trabalhar de forma mais eficiente, etc).

A seguir apresentamos algumas orientações para criar um plano de comunicação para sua  empresa.

Comunicação com Público Externo

A comunicação externa é a mais realizada pelas pequenas empresas, pois sem ela seria impossível o público saber da sua existência e logo não haveriam clientes. Mas, na maioria das vezes, a única comunicação utilizada para o público externo é a promoção dos serviços oferecidos, com a intenção de comercializá-los.

Porém, a comunicação pode, e deve, ir muito além disso. Os benefícios para a imagem da empresa e o retorno comercial podem ser ampliados através de um plano estratégico de comunicação. Muitas das informações necessárias para um plano de comunicação já estão contempladas no Plano de Marketing. A seguir, apresentamos os principais passos para um bom plano de comunicação:

1. Análise SWOT: pode ser utilizada a mesma trabalhada no Plano de Marketing

2. Estudo de Mercado: Concorrentes diretos e indiretos; perfil do cliente com potencialidade, evolução, sazonalidade e distribuição geográfica.
3. Identificação do público-alvo: Envolve não apenas a determinação de quem são as pessoas com as quais queremo nos comunicar, mas também uma avaliação de suas crenças e atitudes em relação a imagem da organização.
4. Determinação dos objetivos da comunicação: Definir o que se pretende com a comunicação para cada um dos públicos selecionados. Este objetivo deverá estar integrado na missão da organização, nos seus objetivos e na sua estratégia de desenvolvimento.
5. Elaboração da mensagem: Qual a mensagem para atingir os objetivos esperado, com conteúdo, estrutura e formato.
6. Seleção das mídias: Como será emitida a mensagem? Quais deverão ser os suportes e canais de comunicação para transmitir eficazmente a mensagem e qual deverá ser o momento para a sua transmissão? A comunicação pode ser pessoal, por telefone, por e-mail - ou através de mídias de massa (televisão, rádio), mídias on line (sites, blogs, redes sociasi) ou ainda eventos e outras atividades. Lembre que todo meio de comunicação tem um benefício e um custo diferente.
7. Avaliação dos resultados: Medir o impacto que o plano de comunicação gerou no seu público-alvo, quanto custou, o que poderia ser melhorado e efetuar os ajustes necessários, explorando ao máximo a potencialidade desta ferramenta.

Comunicação com Público Interno

Os mesmos passos utilizados para criar um plano de comunicação externo podem ser utilizados para a comunicação interna, ajustando o público alvo e dimensionando as mídias de acordo com o perfil da empresa.

Os principais objetivos da comunicação interna em uma pequena empresa são:

• Manter uma relação saudável entre os colaboradores,
• Estimular a construção e o zelo pela integridade da marca,
• Difundir os valores institucionais para tornar os colaboradores motivados e co-responsáveis pelo sucesso da empresa.

Para isso, existem ferramentas simples de comunicação interna que podem ser utilizadas, como, por exemplo: jornal impresso ou eletrônico (newsletter / house organ), mural, reuniões, intranet, eventos sociais e motivacionais.

A comunicação interna “dá voz” à empresa e a seus membros, por isso é muito importante que estas ferramentas sejam dinâmicas, interativas, confiáveis e regulares. Assim, os colaboradores, de todos os níveis hierárquicos, terão um canal formal para se expressar e serão sempre os primeiros a saber da informação, evitando boatos, intrigas e outros ruídos de comunicação que podem trazer consequências negativas a instituição.